Hogyan válasszunk szolgáltatót a rendezvényünk védelméhez?
Amikor nekiállunk a rendezvényünk megszervezésének, mindannyian abban bízunk, hogy minden simán megy majd a nagy napon. Ez azonban naivitás: felsorolni is nehéz, mi minden sülhet el balul, és hányféle veszély leselkedik a vendégeink biztonságára. A profi rendezvénybiztosítás tehát elengedhetetlen, cikkünkből pedig kiderül, mire kell ügyelni a szolgáltató kiválasztásánál.
Mérjük fel részletesen az igényeinket!
Csakis akkor tudjuk felkérni a tökéletes biztonsági szolgálatot, ha tisztában vagyunk a rendezvényünk alapvető jellegzetességeivel. Hiszen egészen más védelmet igényel egy párfős tudományos konferencia, mint egy több ezres szabadtéri heavy metal koncert. Az sem mindegy, hogy hány napos az esemény, illetve hogy milyen jogszabályok vonatkoznak a megtartására.
Azt is gondoljuk végig, hogy van-e olyan különleges elvárásunk, amit nem képes minden cég teljesíteni. Ilyen lehet, ha kutyás őrzésre is igényt tartunk, vagy ha tűzriadó-terv kidolgozására is fel szeretnénk kérni a biztonsági céget. Érdemes már az első percektől kapcsolatban állni a szolgáltatóval, és vele együtt kialakítani az alapokat.
Ezek a legfontosabb szempontok a döntésnél
Amikor felmegyünk egy biztonsági cég honlapjára, célszerű azonnal a minősítéseket keresni. Az ISO 9001-es minőségbiztosítási rendszer például számos garanciát biztosít az adatvédelemtől a diszkréción át egészen a számonkérhetőségig. Annak is nézzünk utána, hogy a kiszemelt vállalkozás rendelkezik-e felelősségbiztosítással. Ha bármi balul sülne el, legalább nem maradunk anyagi kompenzáció nélkül.
Ezután térjünk rá a referenciákra. Ideális esetben a rendezvénybiztosítással foglalkozó cég büszke a korábbi munkáira, és ezeket feltünteti a honlapján is. Ebből már képet kaphatunk arról, hogy milyen típusú eseményeket biztosítanak, milyen felszereltséggel rendelkeznek és mennyire tűnnek szimpatikusnak. Ha szerencsénk van, a miénkhez hasonló rendezvények is szerepelnek a korábbi munkák között, ami még hasznosabb számunkra.
Az is árulkodó lehet, hogy mióta működik az adott cég. Minél régebb óta vannak a piacon, annál biztosabbak lehetünk abban, hogy értik a dolgukat, és képesek megfelelni a legmagasabb elvárásoknak is. Ezzel persze nem azt mondjuk, hogy egy fiatal vállalkozás nem lehet megbízható, esetükben azonban mindenképp alaposabb utánajárás szükséges.
Nincs azzal sem semmi baj, ha kikérjük olyan cégek véleményét, akik már dolgoztattak a szóba jöhető biztonsági szolgálattal. Az első kézből származó információknál nincs értékesebb, ilyenkor ráadásul a számunkra érdekes, kritikus pontokra is rákérdezhetünk. Amennyiben erre nincs lehetőség, próbáljunk online értékeléseket keresni. Akár egy Facebook-csoportba is beléphetünk, és ott gyűjthetjük be mások tapasztalatait.
Ahogy folytatjuk az ismerkedést a rendezvénybiztosítást vállaló szakemberekkel, cégekkel, feltétlenül vegyük górcső alá, hogy pontosan milyen védelmi szolgáltatásokat kínálnak. Rengeteg cég foglalkozik teljes körű rendezvényvédelemmel, amibe beletartozik például a biztonsági terv elkészítése, az engedélyek beszerzése, a helyszínen dolgozó személyzet rendelkezésre bocsátása vagy éppen a beléptetés megszervezése, és az illetéktelenek eltávolítása.
Könnyen lehet azonban, hogy ennél is többre van szükségünk, amihez speciális tudással, engedélyekkel és szakemberekkel bíró őrző-védő cégre van szükségünk. Ide tartozik például az, ha fegyveres biztonsági őröket is szeretnénk a rendezvényünkön látni, ha kutyás szolgálatot is kérünk, vagy ha az értékszállítást is a biztonsági cégre bíznánk.
Végül a személyes vagy telefonos megbeszélés alkalmával próbáljuk felmérni, hogy milyen kommunikációs készségekre számíthatunk a biztonsági cég embereitől. Kiemelten fontos, hogy az őrök a munkájukat illedelmesen és udvariasan, lehetőleg az asszertív kommunikáció elveit szem előtt tartva végezzék. Sokat ronthat a rendezvényünk renoméján, ha a vendégek úgy érzik, a védelmükre felbérelt emberek fenyegetőleg lépnek fel.
Keressünk profi szervezetet!
Csábító gondolat lehet, hogy szétaprózzuk a feladatokat, és mindegyikre külön embert keressünk. Ennek azonban számos buktatója lehet. Nem biztos, hogy az egyes teendőket ellátó személyek között megfelelő lesz az összhang és a kommunikáció, ami könnyen káoszhoz vezethet. Ha pedig valami balul sülne el, ember legyen a talpán, aki felkutatja a felelőst. Egy profi cég általában garanciát vállal a munkájára, és elszámoltatható hibázás esetén.
Jobban járunk, ha a teljes rendezvénybiztosítás egy kézben összpontosul. Így a szervezés is könnyebb lesz, hiszen egyetlen céggel kell leszerződnünk, akik onnantól átveszik a feladatok jelentős részét. Arról nem is beszélve, hogy ők rendelkeznek a szükséges eszközökkel, készülékekkel. Ha még ezeket is nekünk kell beszereznünk, jelentős időnk és energiánk megy el feleslegesen.
A rendezvénybiztosítás önálló szakma
Biztosan nem bíznánk amatőrökre a rendezvényünk marketingjét, a cateringet vagy éppen a hangosítást. Ugyanígy nem érdemes a biztonság terén sem félmegoldásokkal megelégedni. Lehet, hogy egy profi cég többet kér, de cserébe kifogástalan szolgáltatást kínál, mi pedig nyugodtan dőlhetünk hátra a nagy napon.
Oldalak
